|
| Author | Topic: Kursus Pengurusan Fail dan Rekod Mac 2005 |
|
Azizi Ahmad (Moderator) |
posted 3/21/05 11:22 AM
Kursus Pengurusan Fail dan Rekod Anjuran LPM dan Arkib Negara Mac 2005 Dapatan Kursus Semua jabatan/organisasi harus akur akan Akta Arkib Negara 2003 Semua jabatan/organisasi harus mempunyai Pegawai Rekod Jabatan Mengadakan satu unit di dalam jabatan/agensi yang bertanggungjawab mengendalikan fail dan rekodnya Mengadakan sistem klasifikasi fail dan rekod yang seragam PEMBUKAAN FAIL (a) Mempunyai seorang pegawai tertentu yang bertanggungjawab dalam aspek-aspek berikut: (i) Memberi tajuk fail yang tepat berasaskan kepada perkara yang diuruskan. (ii) Memberi nombor rujukan yang betul berdasarkan Kod Klasifikasi Perkara. (iii) Mengklasifikasikan keselamatan fail mengikut warna kulit fail: Rahsia Besar (Kuning Berpalang Merah) Rahsia (Merah Jambu) Sulit (Hijau) Terhad (Putih tetapi ditanda/cop perkataan TERHAD) Terbuka (Putih) (b) Mendaftarkan Nombor rujukan fail dalam salah satu dokumen berikut: (i) Doket faharasat abjad dan doket faharasat bilangan; atau (ii) Buku Pendaftaran Fail (c) Memasukkan kertas minit Bil. Am 6 dibahagian dalam Kulit Fail; (d) Mengkandungkan surat serta mencatatkan nombor kandungan diatas surat yang berkenaan; dan (e) Mencatatkan kandungan surat yang mengandungi butir-butir berikut: Nombor kandungan Jabatan pengirim Tarikh surat dikandungkan di kertas minit. 2. PEMBUKAAN FAIL SAMBUNGAN (a) Membuka fail sambungan selepas kandungan mencapai 100 atau satu inci tebal; (b) Membuka kulit 2 bagi fail sambungan dengan tajuk dan nombor rujukan yang sama dengan fail asal; dan (c) Bilangan kandungan dalam kulit dua dimulakan dengan nombor 3. PERGERAKAN FAIL (a) Memaklumkan pergerakan fail kepada kerani melalui: (i) Borang Pergerakan Fail; (ii) Telefon; dan (iii) Memo. (b) Mencatatkan pergerakan fail dalam doket faharasat bilangan atau dalam lain-lain dokumen seperti kad pergerakan fail. 4. MENDAPATKAN FAIL (a) Masa yang diambil bagi mendapatkan fail; (b) Kekerapan fail tidak dapat dikesan; (c) Staf yang bertanggungjawab untuk mendapatkan fail; (d) Fail sementara digunakan jika fail asal tidak dapat dikesan; dan (e) Fail sementara dikandungkan ke dalam fail asal apabila dijumpai. 5. PENYIMPANAN FAIL (a) Bilik Fail: (i) Rak yang mencukupi; (ii) Rak ditampal dengan nombor rujukan fail; (iii) Susunan rak fail teratur; (iv) Ruang bilik mencukupi; (v) Bilik fail kemas dan teratur; (vi) Cahaya lampu yang terang; dan (vii) Mempunyai ciri-ciri keselamatan seperti berikut: Sprinkler Alat pemadam api Perlindungan daripada makluk perosak seperti lipas. (b) Bilik fail sentiasa berkunci; dan (c) Kabinet Besi: (i) Bilangan yang mencukupi; (ii) Ditampal dengan nombor rujukan fail; (iii) Susunan fail yang teratur; dan (iv) Sentiasa berkunci. 6. PELUPUSAN FAIL (a) Kekerapan mengasingkan fail aktif dengan yang tidak aktif; dan (b) Kekerapan memindahkan fail yang tidak aktif ke Arkib Negara. 7. SOKONGAN PENGURUSAN (a) Penglibatan pihak pengurusan dalam aktiviti-aktiviti berikut: (i) Pengwujudan sistem fail yang cekap; (ii) Mengkaji semula sistem fail dari semasa ke semasa; (iii) Pendidikan dan latihan untuk peningkatan pengetahuan dan kemahiran pekerja; (iv) Mewujudkan jawatan dan bilangan staf yang sesuai bagi mengendalikan fail; dan (v) Menyediakan peralatan fail yang mencukupi seperti kabinet dan kulit fail. http://mamo60.tripod.com/arkib/index.htm Kursus Pengurusan Fail dan Rekod Mac 2005 [This message has been edited on 03/21/2005] |
|
|